Kunstmatige intelligentie (AI) is bezig aan een opmars. Ook op de markt voor contractmanagement software zien we steeds vaker partijen die AI toevoegen aan hun aanbod of hier zelfs de kern van hun aanpak van maken. De belofte: meer grip op contracten, minder handmatig werk en betere inzichten. Maar maken deze nieuwe oplossingen dit ook waar? In dit eerste artikel over dit thema delen wij de marktontwikkelingen, beschikbare oplossingen en een praktisch toegankelijk alternatief, vanuit eigen onderzoek en adviespraktijk.
AI wordt steeds vaker gepresenteerd als dé oplossing voor het automatiseren van contractmanagement, die kan assisteren bij veel dagelijkse taken. Pernille Stege Geil van Visionbird geeft in haar artikel een helder overzicht van de mogelijkheden: AI in contractbeheer: een noodzakelijke revolutie. De afgelopen jaren zijn er veel nieuwe software oplossingen bij zijn gekomen, die meerdere of alle van de volgende toepassingen claimen te beheersen:
Wij vonden 31 verschillende softwarepakketten voor contractmanagement, waarvan slechts enkelen zonder enige vorm van AI integratie. De meer vooruitstrevende partijen claimen een hoge mate van automatisering van taken dankzij hun AI functies, waarbij de meesten een vergelijkbare set functies benoemen zoals hier weergegeven.
Naast de specifiek op contractmanagement gerichte software zijn er natuurlijk ook nog de generieke AI oplossingen, waaronder bijvoorbeeld Copilot, ChatGPT en Gemini. Deze oplossingen zijn weliswaar niet specifiek ontwikkeld voor contractmanagement, maar zijn wellicht wel in te zetten voor vergelijkbare taken. Als dat lukt, is het een aantrekkelijke propositie: een licentie voor een generiek AI pakket kost in de meeste gevallen aanzienlijk dan een specialistisch softwarepakket. Bovendien hebben veel organisaties al een dergelijke oplossing beschikbaar, wat implementatie veel eenvoudiger maakt. Daarom hebben wij onderzoek verricht naar de kansen voor het gebruik van generieke AI voor contractmanagement.
Kan AI daadwerkelijk doen wat er beloofd wordt? In hoeverre zijn contractmanagement taken uit te voeren met behulp van generieke AI oplossingen?
Los van de inhoudelijke effectiviteit van AI toepassingen, constateren we dat er een voorliggende afweging is die elke organisatie moet maken, voordat de vraag gesteld wordt welke oplossing het beste past: dataveiligheid.
In hoeverre wordt invoer van documenten, prompts en andere data gebruikt door de AI toepassingen, om van te leren, of zelfs gedeeld met andere organisaties? Wij hebben het onderzocht: verreweg de meeste aanbieders van contractmanagement software met AI functies noemt hier niets over op hun website. In een tijd waarin al onze gevoelige informatie in dergelijke systemen wordt ingevoerd en er elke dag wel nieuws is over weer een ander datalek, zou goede bescherming van gegevens geen bijzaak mogen zijn. Of je nu werkt voor een bedrijf of overheidsdienst, allemaal hebben we te maken met informatie die goed afgeschermd moet zijn en blijven.
Dus als we efficiënter willen werken met onze contracten door AI in te zetten, maar dit wel veilig willen doen, welke mogelijkheden zijn er dan? Op een hele enkele uitzondering na, blijven op dit moment alleen de generieke AI oplossingen over. Juist de grote AI-boeren zijn er duidelijk over dat ze de data van zakelijke klanten goed kunnen bewaken.
Maar let op: de dataveiligheid wordt ook bij deze modellen alleen geborgd als je specifieke pakketten afneemt (meestal onder de noemer business of enterprise oplossingen).
Om te toetsen in hoeverre een generieke oplossing geschikt is voor contractmanagement, hebben we gebruik gemaakt van Copilot met Enterprise Data Protection (EDP), waarbij de ingevoerde data en gesprekken dus niet gedeeld worden buiten de eigen organisatie. De hierboven genoemde functies hebben we vertaald naar een set concrete taken en instructies om de AI te laten begrijpen wat we willen bereiken.
Eén van de belangrijkste functies om op betrouwbare wijze gebruik te maken van AI assistentie, is de mogelijkheid om specifieke agents te creëren. Agents maken het veel eenvoudiger om specifieke, complexe taken uit te laten voeren, doordat je ze een vaste rol kan geven en specifieke bronnen en instructies kan toekennen die bij elke vraag van toepassing zijn. Vaste instructies zijn bovendien heel belangrijk voor een consistente, betrouwbare uitvoering; laat je teveel over aan de AI zelf, dan verzint de AI elke keer weer een andere manier om je vraag te beantwoorden.
Wij hebben een aantal doelgerichte agents ontwikkeld en getest in onze adviespraktijk, waarbij we ons zoveel mogelijk hebben gericht op de taken die als je contractmanager of -beheerder elke week tegen kan komen.
Wat we niet hebben gedaan: documentbeheer. Copilot en vergelijkbare oplossingen zijn op zichzelf niet in staat om documenten daadwerkelijk te bewerken, verplaatsen e.d. Hoewel dit met wat extra stappen wel mogelijk te maken is (bijvoorbeeld met behulp van een applicatie als Power Automate), is de inrichting daarvan complex. Daarom adviseren we om actief documentbeheer over te laten aan gerichte contractmanagement software of aan te sluiten bij bredere, bestaande processen voor archivering en beheer.
Wat we wel met succes hebben bereikt: contract creatie, contractwijzigingen, document classificatie, juridische interpretatie, risicomanagement, prestatie inzichten en voorspellingen.
Hoe we dat hebben gedaan en hoe je dit als contractmanager zelf kan gebruiken, lichten we toe in komende artikelen. Daarin nemen wij je in detail mee in wat wij hebben gedaan, wat de resultaten waren en hoe jij dit in de praktijk kunt toepassen.
AI kan een waardevolle aanvulling zijn voor contractmanagers die hun tijd efficiënter willen inzetten, zodat er meer ruimte ontstaat voor het managen van de kwaliteit. Met behulp van goed ingerichte agents is dit soort assistentie ook goed toegankelijk voor organisaties die niet beschikken over andere specialistische software. In alle gevallen is dataveiligheid een blijvend aandachtspunt: stem altijd eerst af met je eigen IT afdeling wat er wel en niet kan bij jouw organisatie.
In onze volgende artikelen gaan we dieper in op tips, tricks en praktijkvoorbeelden bij het toepassen van AI voor specifieke contractmanagement taken. Want daar komt meer bij kijken dan je zou verwachten!
Heb je vragen, wil je sparren of zoek je ondersteuning bij het implementeren van AI in jouw contractmanagement processen? Neem gerust contact op met Joris (zie contactgegevens in het contactblok)