Tijdens onze e-Conference Meer doen met minder, die wij samen met Engage Process organiseerden, stonden de actuele uitdagingen van uitvoeringsorganisaties centraal. Denk aan oplopende doorlooptijden, personeelstekorten, beperkte middelen en de behoefte aan betere uitvoerbaarheid. In een uur tijd deelden collega Frederik samen met onze klanten de IND en JenV hun aanpak, ervaringen en lessen uit de praktijk.
Frederik Pluut (Managing Consultant Significant) schetste hoe uitvoeringsorganisaties vooral slimmer kunnen werken. Dat begint met een goede samenhang tussen vier belangrijke organisatie-aspecten: strategie, organisatie-inrichting, capaciteitsmanagement en operationeel management.
Belangrijke stappen zijn onder andere het vergroten van uitvoerbaarheid (met gedegen uitvoeringstoetsen), het zicht krijgen op het werkaanbod in relatie tot de capaciteit en daarin verder vooruitkijken (met betrouwbare prognose- en capaciteitsmodellen), het standaardiseren en verbeteren van processen en het slim inrichten en verdelen van het werk (met procesmanagement).
Bij Significant Groep ondersteunen we verschillende uitvoeringsorganisaties hier al jarenlang bij. Dit doen we met een onderscheidende combinatie van competenties op het gebied van organisatiekunde, veranderkunde én datatechnieken.
Lean coach Sander Ederveen liet zien hoe de IND samen met Significant het bedrijfsbureau heeft opgezet voor administratief beheer en ondersteuning van het primair proces. Centraal hierin stond het slimmer verdelen van het werk, het standaardiseren en uniformeren van processen over de verschillende locaties en het samen verbeteren en borgen van de kwaliteit van processen. Door met behulp van Engage Process de processen visueel te maken en te bespreken is niet alleen een basis gelegd voor procesverbetering, maar ook voor verbeteren van de aansturing en doorontwikkeling van systemen en dashboards.
Hans Kamp (JenV) nam deelnemers mee in de uitvoeringstoets rondom een nieuwe maatregel voor de bescherming van slachtoffergegevens. Door het strafproces met alle betrokken ketenpartners met behulp van casussen te doorlopen, ontstond snel inzicht in de impact van de maatregel voor de werkprocessen van partijen in de strafrechtketen. De kracht van de aanpak met Engage Process lag in het inzichtelijk maken van het gebruik van slachtoffergegevens en het voeren van een constructieve dialoog over gevolgen en mogelijke oplossingen. Het resultaat: de stem van de uitvoering is gehoord en de uitvoerbaarheid is vergroot.
De e-Conference benadrukt het belang van procesmanagement in het thema ‘meer doen met minder’ en illustreert de kracht van Engage Process als tool om processen vergaand bespreekbaar te maken met en voor alle medewerkers. We gebruiken de tool om onze klanten te ondersteunen bij zowel de dagelijkse operatie als strategische keuzes rondom beleid en uitvoering. Zie ook deze pagina voor meer informatie over Engage Process en de rol van procesmanagement in het thema ‘meer doen met minder’ voor uitvoeringsorganisaties. Op deze pagina is ook de e-Conference opname terug te zien.
Wij geloven in de waarde van het delen van kennis, ervaringen en best-practises. Rondom het thema ‘meer doen met minder’ zien we meerdere onderwerpen waarop we met klanten een verdiepingsslag kunnen maken. Hier gaan we komende periode enthousiast mee aan de slag!