Europese aanbesteding schoonmaakdienstverlening bij Lucas Onderwijs

In aanloop naar het aflopen van de schoonmaakcontracten van 17 scholen heeft Lucas Onderwijs Significant Synergy gevraagd om te adviseren én te begeleiden bij een Europese aanbesteding voor schoonmaakdienstverlening. Het doel: een schone, veilige en inspirerende leeromgeving voor leerlingen en medewerkers, met oog voor kwaliteit, duurzaamheid en professioneel contractmanagement.

Achtergrond

Lucas Onderwijs faciliteert een optimale leer- en werkomgeving op haar scholen (primair en voortgezet onderwijs). De bestaande schoonmaakcontracten voldeden niet meer aan de wensen: onvoldoende grip op kwaliteit, gebrekkige communicatie met schoonmaakpersoneel en beperkte mogelijkheden om in te grijpen bij ontevredenheid. De aanbesteding bood een kans om te professionaliseren én maatschappelijk verantwoord in te kopen.

Fase 1: Analyse en voorbereiding

We startten met een grondige analyse van de huidige situatie. Een due diligence en een vragenlijst onder de scholen brachten belangrijke aandachtspunten naar voren:

• Wens voor kleinere percelen (kans voor MKB);
• Meer aandacht voor schoonmaakpersoneel;
• Betere verdeling van periodiek onderhoud;
• Standaardisatie waar mogelijk, maar ruimte voor specifieke wensen per school.

Complexiteit:

Elke school kon eigen wensen inbrengen, wat resulteerde in een specifiek Programma van Eisen (PvE) en een afzonderlijk budget per locatie. Door een zorgvuldige voorbereiding in deze fase en intensieve afstemming met alle betrokkenen (stakeholdermanagement), hebben we samen met Lucas Onderwijs deze variatie weten te harmoniseren tot één gedragen strategie.

Fase 2: Aanbestedingsstrategie en uitvoering

Op basis van deze inzichten is een strategie opgesteld met vier pijlers:

• Een schone school: stabiele kwaliteit, gemeten via VSR-controles en belevingskwaliteit;
• Constante dienstverlening: vaste werkprogramma’s en marktconforme budgetten;
• Professioneel contractmanagement: strategisch centraal, tactisch en operationeel op schoolniveau ingericht;
• Doelmatige inkoop: gestandaardiseerde documenten met ruimte voor maatwerk.

De opdracht werd verdeeld in zes percelen op basis van ligging en schooltype, met maximaal zeven scholen per perceel. Het prijselement werd als vast budget meegenomen, waardoor uitsluitend op kwaliteit werd gegund.

Fase 3: Maatschappelijk verantwoord en toekomstgericht

Lucas Onderwijs koos bewust voor duurzaamheid en sociale impact:

• Milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen;
• Goed personeelsbeleid bij inschrijvers;
• Kansen voor MKB en toekomstige inzet van medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt (SROI).

Fase 4: Implementatie en contractmanagement

Na gunning werden de scholen contracteigenaar, ondersteund door een centrale contractmanager. De focus lag op een soepele implementatie: gebruikers informeren, afspraken borgen en leveranciers begeleiden. De contractmanager was bij de start op elke locatie aanwezig om een vliegende start te garanderen.

Resultaat

Lucas Onderwijs beschikt nu over een toekomstbestendige, kwalitatief hoogwaardige en maatschappelijk verantwoorde schoonmaakdienstverlening. De scholen zijn ontzorgd, samenwerking met leveranciers is geprofessionaliseerd en er is ruimte voor maatwerk en innovatie.