Al in 2020 heeft Gemeente Zaanstad Significant betrokken bij de uitdaging om het model voor de inzet van externe krachten te professionaliseren en toekomstbestendig te maken. Als onafhankelijk adviesbureau zijn wij destijds gevraagd om te ondersteunen bij het vinden van het best passende manier van inhuren en type leveranciers voor gemeente Zaanstad (inhuurmodel). Het traject begon met een diepgaand onderzoek naar de bestaande situatie. Door middel van interviews, data-analyse en interactieve sessies met betrokkenen werd een helder beeld geschetst van de wensen, uitdagingen en mogelijkheden rondom inhuur. Op basis van deze inzichten zijn verschillende scenario’s uitgewerkt en getoetst aan de doelstellingen van de gemeente.
Het adviestraject resulteerde in een concreet en gedragen advies voor een nieuw inhuurmodel; het werken met een Managed Service Provider. Dit model biedt de gemeente Zaanstad meer grip, transparantie en flexibiliteit in het inhuurproces. Het advies werd breed gedragen binnen de organisatie en vormde het fundament voor de vervolgstappen richting aanbesteding. Stap voor stap werd de organisatie voorbereid op het nieuwe inhuurmodel.
In 2024 is de MSP-dienstverlening aanbesteed. Significant heeft in nauwe samenwerking met een zeer betrokken projectgroep, bestaande uit materiedeskundige en inhurende managers de aanbesteding begeleid.
Een belangrijk onderdeel van deze het aanbestedingstraject was de uitgebreide openbare marktconsultatie, waarbij marktpartijen actief zijn gevraagd mee te denken met een aantal belangrijke thema’s. De bevindingen uit deze consultatie zijn integraal meegenomen in de verdere vormgeving van de aanbesteding, zodat de richting van de aanbesteding optimaal aansloot bij de actuele marktontwikkelingen en behoeften van de gemeente.
In het migratieplan hebben we helder in kaart gebracht wat de overgang van een inhuurmodel met tientallen voorkeursleveranciers naar één MSP betekent voor gemeente Zaanstad en hoe deze verandering stap voor stap wordt aangepakt.
Het uiteindelijke resultaat van het traject was dat gemeente Zaanstad een Managed Service Provider contracteerde die regie neemt op de totale externe inhuur van de gemeente. Hiermee wordt structureel invulling gegeven aan het nieuwe inhuurmodel, waardoor er meer grip, transparantie en flexibiliteit in het inhuurproces is gerealiseerd.
Het gehele traject kenmerkte zich door intensieve samenwerking met meer dan 100 stakeholders. Van stuurgroep en projectgroep tot inhurende managers, juristen, concerncontroller en de wethouder, tot adviseurs op het gebied van maatschappelijke-thema’s zoals Social Return On Investment, duurzaamheid en diversiteit & inclusie: iedereen werd betrokken. Deze brede samenwerking zorgde voor veel waardevolle perspectieven, inhoudelijke scherpte en een aanbesteding die breed gedragen werd binnen de organisatie.
Tijdens het aanbestedingstraject en net na het opheffen van het handhavingsmoratorium verzorgden wij een kennissessie over de Wet DBA voor de inhurende managers van de gemeente Zaanstad. Hiermee droegen wij bij aan bewustwording en kennisvergroting binnen de organisatie, zodat alle betrokkenen goed voorbereid waren op de nieuwe manier van werken.
De samenwerking met de gemeente Zaanstad kenmerkte zich door openheid, betrokkenheid en een gedeelde ambitie om het inhuurproces te optimaliseren. Dankzij onze gestructureerde aanpak en het leveren van maatwerk, kon de gemeente een weloverwogen keuze maken voor een nieuw inhuurmodel en werd het aanbestedingstraject succesvol doorlopen. De waardering vanuit de gemeente was hoog: in het klanttevredenheidsonderzoek werd onze samenwerking beoordeeld met een 9,5. De gemeente roemde onze deskundigheid, gestructureerde aanpak en het vermogen om complexe materie helder te vertalen naar de praktijk.
Heeft uw organisatie een vergelijkbare vraag op het gebied van externe inhuur? Wij denken graag met u mee.