De Nationale Politie heeft een grote en veelzijdige behoefte aan flexibele arbeidskrachten voor het Politiedienstencentrum. Maar hoe zorg je ervoor dat die inhuur niet alleen goed geregeld is, maar ook toekomstbestendig, transparant en effectief, van de juiste leveranciers tot eerlijke tarieven en heldere processen? Die vraag stond centraal in het project SIFA: Sourcing en Inrichting Flexibele Arbeidskrachten.
Vanaf de start kozen we bewust voor een gezamenlijke aanpak met een projectgroep van de politie. In nauwe samenwerking met twee projectleiders van de politie ontwikkelden we een plan van aanpak dat niet alleen richting gaf, maar ook meteen de basis legde voor scherpe keuzes en een gedragen vervolg.
Om te weten waar de grootste kansen lagen, brachten we eerst de bestaande inhuursituatie grondig in kaart. Dat deden we langs acht thema’s: inhuurbeleid, informatievoorziening, procesinrichting, systeemondersteuning, risicobeheersing, marktbenadering, goed opdrachtgeverschap en contract- en leveranciersmanagement.
Deze thema’s sluiten aan op het model voor Transitiegericht Opdrachtgeverschap en Samenwerken (TOS), dat helpt om waarde te definiëren, de inhuurorganisatie doelgericht in te richten, de markt slim te benutten en effectief regie te voeren op contracten en leveranciers.
Voor de analyse combineerden we verschillende methoden. De politie voerde zelf een kwantitatieve analyse uit op alle inhuurinzetten over meerdere jaren. Samen interviewden we interne stakeholders, onderzochten we systemen en keken we specifiek naar de inzet van zzp’ers. Ook spraken we met huidige leveranciers over hun ervaringen in de samenwerking met de politie en adviseerden we over een handelingskader in het kader van de wet DBA.
Op basis van de analyse formuleerden we samen met de politie heldere doelstellingen voor de nieuwe inrichting van de inhuur. Wat moest anders, waar moest meer grip ontstaan en welke inrichting zou het beste aansluiten bij de ambities en mogelijkheden van de organisatie?
Vanuit die doelstellingen werkten we meerdere scenario’s uit, elk met eigen keuzes in leverancierstypen, contractvormen en interne organisatie. In interactieve werksessies bespraken en toetsten we die scenario’s met betrokken stakeholders. Zo werd stap voor stap duidelijk welk model het beste aansloot bij de ambities en mogelijkheden van de politie: een eigen inhuurdesk, het contracteren van intermediairs en een beperkt aantal voorkeursleveranciers voor specifieke functiegroepen.
Na de keuze voor het nieuwe model volgde de stap van ontwerp naar realisatie. Met een implementatieplan van Significant ging de politie aan de slag, , terwijl wij op belangrijke momenten adviseerden en meedachten.
Zo ondersteunden we vanuit een reviewrol bij twee aanbestedingstrajecten. Ook hielpen we bij het opstellen van een tarievenboek: een praktisch hulpmiddel waarmee de politie marktconform en consistent kan inkopen.
Wat dit project bijzonder maakte, was de samenwerking met de projectleiders van de politie. Zij brachten diepgaande kennis van de organisatie mee; wij voegden daar methodiek, een onafhankelijke blik en ervaring met vergelijkbare vraagstukken bij andere grote organisaties aan toe. Juist die combinatie leidde tot een resultaat dat niet alleen breed gedragen werd, maar ook daadwerkelijk werkt in de praktijk. Zo koppelde één van de projectleiders terug:
“De samenwerking hebben wij als ontzettend positief ervaren. Juist het samen optrekken in deze transitie maakte hierin echt het verschil. De combinatie van expertise, marktkennis en gezamenlijk eigenaarschap zorgde ervoor dat het echt voelde als een samenwerking waarin we samen bouwden aan het nieuwe inhuurmodel.”