In aanloop naar de bouw van het Huis voor de Stad heeft de gemeente Helmond Significant Synergy gevraagd te adviseren over de best passende facilitaire sourcingstrategie. Aansluitend hebben wij de multiservice-dienstverlening aanbesteed, een nieuwe regieorganisatie en een intern servicepunt geïmplementeerd, en hebben we gelijktijdig het contract- en leveranciersmanagement (CLM) geprofessionaliseerd. De medewerkers en inwoners van de gemeente nemen rond april 2024 hun intrek in het nieuwe gemeentehuis.
Deze verhuizing betekent ook dat de gemeente alle facilitaire producten en dienstverlening (opnieuw) moet inregelen. Daarnaast lopen een aantal facilitaire overeenkomsten van de gemeente Helmond rond de verhuizing af; een uitgelezen kans om de facilitaire organisatie van een afstand te bekijken en te bepalen hoe deze goed én duurzaam kan worden ingericht.
De facilitaire organisatie van de gemeente Helmond zorgt voor een facilitaire totaalbeleving door het leveren van producten en diensten zoals schoonmaak, receptie, catering en beveiliging, maar ook voor het uitvoeren van diverse projecten, zoals de opvang van vluchtelingen. Dit kan uiteraard niet zonder facilitaire medewerkers. Deze medewerkers zijn in dienst van de gemeente of van een facilitaire leverancier.
Er zijn verschillende besturingsmodellen denkbaar om facilitaire dienstverlening te organiseren. Het doorlopen en opstellen van een sourcingstrategie helpt (publieke) organisaties de ambities, rollen en kenmerken van de gewenste facilitaire organisatie scherp te stellen en te matchen met een duurzaam besturingsmodel voor nu én de toekomst. De vraag van de gemeente Helmond was: welk besturingsmodel past het beste bij onze organisatie?
Om een totaalbeeld van de huidige facilitaire organisatie te krijgen, is als eerste stap een documentenanalyse uitgevoerd. Zo zijn functieprofielen, het facilitaire jaarplan en een spendanalyse bekeken, evenals een analyse van diverse facilitaire contracten om het huidige facilitaire besturingsmodel en de mogelijke scope vast te stellen. De scope is integraal in kaart gebracht door de facilitaire diensten, gepositioneerd onder de facilitaire afdeling, mee te nemen en ook te kijken naar aanpalende en elders gepositioneerde facilitaire diensten.
Met een volledig beeld van de facilitaire organisatie ging het projectteam vervolgens met de strategische doelen van de gemeente Helmond aan de slag. Tijdens vier strategiesessies behandelden we de kenmerken van verschillende facilitaire besturingsmodellen met het projectteam. Daarnaast werd ingezoomd op de drie onderdelen waar integratie mogelijk is: diensten, locaties en – niet onbelangrijk – de rollen, taken en verantwoordelijkheden.
Op basis van twaalf verschillende rollen en kernactiviteiten die daarbij horen, adviseerden we welke werkzaamheden kunnen worden ondergebracht bij de gemeente Helmond en welke bij de huidige of potentiële leverancier. Elk besturingsmodel vraagt namelijk om een andere rolverdeling.
Alle relevante informatie is beschreven in een adviesrapport, met een advies voor het meest duurzame besturingsmodel voor de gemeente Helmond. In het advies is ook de impact op de drie onderdelen (locaties, diensten en rollen, taken en verantwoordelijkheden) uitgewerkt. De gemeente heeft met de inzichten uit het rapport een definitieve keuze gemaakt voor een multiservice-aanbesteding.
Met de uitkomst van de sourcingstrategie heeft Significant Synergy de opdracht gekregen om de multiservice-aanbesteding te begeleiden. Hierbij heeft het expertteam facilitair zowel de rol van projectleider als materiedeskundige ingenomen.
Voor deze aanbesteding is vanuit de gemeente Helmond een projectteam samengesteld waarin meerdere disciplines vertegenwoordigd waren. Significant heeft samen met het projectteam alle stappen rondom de aanbesteding doorgenomen en heeft tevens een doorkijk gegeven naar de eigen facilitaire (regie)organisatie. Daarbij hebben wij geadviseerd over de formatieplaatsen en profielen. Belangrijke uitgangspunten voor gemeente Helmond binnen de aanbesteding waren:
Deze onderwerpen hebben dan ook een belangrijke rol gehad gedurende de aanbesteding en implementatie. Het resultaat van het succesvolle aanbestedingstraject is een langdurige samenwerking met Vebego en gemeente Helmond voor de invulling van een multiservice-dienstverlening.
In het verlengde van de aanbesteding hebben wij het huidige facilitaire team begeleid naar hun nieuwe regierollen. Daarbij lag de uitdaging in het loslaten van uitvoerende taken en het oppakken van regie taken.
We hebben tevens de nieuwe functie van het intern servicepunt geïmplementeerd, inclusief het optimaliseren van het meldingsproces in het FMIS en de coaching van een nieuw team.
Tijdens het opstellen van de aanbestedingsdocumenten en de gesprekken voor het multiservicecontract hebben wij een doorkijk gegeven naar hoe het CLM bij de gemeente momenteel is georganiseerd. Daaruit bleek dat het CLM gemeentebreed onvoldoende was ingeregeld, waardoor overeenkomsten onrechtmatig, onduidelijk of onvolledig waren, met als gevolg dat er in de benutting van de contracten nog veel verbeterpotentieel zat.
Aan de hand van meerdere werksessies en trainingen hebben we samen met het team van contractmanagers het gehele CLM-proces – van ontwikkeling tot en met implementatie – doorlopen.
Significant heeft complimenten gekregen van zowel gemeente Helmond als Vebego voor de duidelijke integrale aanpak van alle projecten. De consultants van Significant hebben veel inhoudelijke kennis ingebracht en hebben een hogere van eigenaarschap en flexibiliteit laten zien. Na een feestelijke opening van het Huis voor de Stad heeft Significant het project afgerond en overgedragen aan de facilitaire team van de gemeente Helmond.
Herman aan het woord: “Mijn collega’s en ik bekijken onze opdrachten altijd vanuit diverse invalshoeken. Dat maakt de werkwijze van Significant Synergy uniek. Wij geven na het vaststellen van een sourcingstrategie ook een doorkijk naar aandachtspunten bij een aanbestedingsstrategie en de uiteindelijke inrichting. Wij adviseren onze opdrachtgevers dus niet alleen op facilitair gebied, maar bieden tegelijkertijd ook juridische en organisatie-inrichtingsexpertise. Dat is de magie van Synergy!”