Stijgende kosten en indexaties bij facilitaire hard services: het inkoop- en contractmanagement-perspectief

In de wereld van facilitaire hard services zien we momenteel een aanzienlijke stijging van kosten, wat leidt tot hogere indexaties. Dit artikel belicht deze ontwikkelingen vanuit het perspectief van zowel inkopers als contractmanagers, en hoe deze veranderingen de dynamiek van bestaande contracten beïnvloeden.

De impact van marktontwikkelingen

De stijging van kosten binnen facilitaire hard services is voornamelijk te wijten aan drie belangrijke marktontwikkelingen:

1. Stijgende materiaalkosten: de prijzen van bouwmaterialen zijn de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen, deels door verstoringen in de toeleveringsketen en deels door een verhoogde vraag naar grondstoffen.
2. Krappe arbeidsmarkt: de concurrentie om gekwalificeerd personeel is toegenomen, wat leidt tot hogere loonkosten. Dit heeft directe gevolgen voor de kostenstructuur van opdrachtnemers en zorgt voor meer druk op de werving.
3. Energieprijzen: de fluctuaties in energieprijzen hebben ook invloed op de operationele kosten van facilitaire diensten. Dit draagt mede bij aan de noodzaak voor hogere indexaties.

Deze factoren maken dat bestaande contracten met vaste indexatiebepalingen onder druk komen te staan. Als de kosten stijgen, kunnen opdrachtnemers moeite hebben om hun kosten te dekken. Dit kan vervolgens de relatie met opdrachtgevers ondermijnen en voor onderlinge frictie zorgen.

De verschillende belangen van opdrachtgever en opdrachtnemer

Bij het contracteren van een leverancier voor facilitaire hard services is het essentieel om de belangen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer te betrekken. De opdrachtgever heeft vaak een strikt budget en is afhankelijk van voorspelbare kosten om financiële stabiliteit te waarborgen, terwijl de opdrachtnemer ervoor moet zorgen dat de kosten dekkend zijn om de continuïteit van zijn diensten te waarborgen. Deze tegenstrijdige belangen kunnen leiden tot spanningen, vooral wanneer contracten niet flexibel genoeg zijn ingericht om in te spelen op veranderende marktomstandigheden.

In deze uitdagende tijden is een goede relatie, samenwerking en open communicatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers cruciaal. Transparantie is hierbij belangrijk: duidelijk communiceren over kostenstijgingen of budgetverlagingen en de redenen daarvoor helpen om wederzijds begrip en vertrouwen op te bouwen. Flexibiliteit en wendbaarheid is in deze veranderende tijd essentieel. Het aanpassen van bestaande contracten en processen is in veel gevallen efficiënter dan opnieuw contracteren. Kleine aanpassingen leiden vaak tot voordelen voor beide partijen omdat ze hierna beter aansluiten bij de huidige marktomstandigheden. Doorlopend de dialoog aangaan door structureel overleg en regelmatig met elkaar te praten, zowel intern als extern, helpt om problemen vroegtijdig te signaleren en samen naar oplossingen te zoeken. Zo ontstaat een goede relatie en samenwerking, en creëert u de beste win-winsituatie.

Hoe kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer dit concreet samen aanpakken?

1. Door structureel contractmanagement in te richten, en niet alleen wanneer het niet goed gaat. Alleen zo bouw je gezamenlijk een goede samenwerking op en creëer je vertrouwen.
2. Door samen te zoeken naar kostenefficiëntie in afname, kwaliteit en/of proces.
3. Niet bang zijn het contract aan te passen en deze flexibeler in te richten om te kunnen anticiperen op de veranderingen in de markt.
4. Door in (out of the box) ideeën, producten of diensten te investerenwat uiteindelijk zorgt voor een besparing die (gedeeltelijk) ten goede komt aan de leverancier. Zie hieronder een voorbeeld.

Bij een langdurige strategische relatie kan een leverancier voorstellen om € X te besparen voor de opdrachtgever in ruil voor een X% indexering het volgende jaar. Als de besparing vervolgens gerealiseerd wordt, kan de leverancier vragen om € X per jaar/maand meer te factureren. Dit is alleen passend bij een langdurig partnerschap. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren of deze afspraken nog steeds relevant zijn, waarbij de inkoper marktonderzoek doet om redelijkheid te waarborgen. Goed opdrachtgeverschap houdt onder andere in dat de leverancier ook een eerlijke winst moet kunnen maken en dat er in de overeenkomst ruimte is voor wederkerigheid.

Een voorbeeld hiervan is een grote vastgoedbeheerder die samenwerkt met een facilitaire dienstverlener. Door een geavanceerd gebouwbeheersysteem te implementeren, vermindert het energieverbruik met 30%. Dit leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen en een lagere ecologische voetafdruk. De succesvolle samenwerking is daarmee te danken aan het bundelen van expertise en middelen van beide partijen.

Conclusie

De stijgende kosten en hogere indexaties in facilitaire hard services vormen een uitdaging voor zowel inkopers, contractmanagers als opdrachtnemers. Door de belangen van alle partijen in het oog te houden en te investeren in een open en transparante samenwerking, kunnen organisaties beter inspelen op de dynamische markt. Door gezamenlijk te investeren in bijvoorbeeld nieuwe ideeën, transparant te communiceren en zo vertrouwen te bevorderen, kunnen beide partijen niet alleen hun operationele kosten verlagen, maar ook blijvend de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer succesvol kunnen opereren in deze veranderende omgeving met alle gevolgen van dien. In deze uitdagende tijden is het daarom essentieel samen te werken aan duurzame oplossingen die in het belang zijn van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Vindt u een dergelijk gesprek lastig of zoekt u hulp bij het creëren van een goede en duurzame relatie met uw facilitaire opdrachtnemers? Wij staan klaar om u verder te helpen binnen het facilitaire domein, evenals met contract- en leveranciersmanagement in de breedste zin van het woord.

Zie ook:

Kostenstijgingen in de schoonmaak: Wat moet je weten en hoe kun je het beste handelen – Significant