Significant heeft het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) ondersteund bij het versterken van het facilitaire contract- en leveranciersmanagement (hierna: CLM). Wat begon als tijdelijke ondersteuning voor CLM is afgerond met een facilitaire quickscan van de gehele facilitaire organisatie. Een onverwachte maar waardevolle wending. Wij lichten graag toe hoe dit traject tot stand is gekomen.
In 2020 hebben wij voor HHSK – en meer specifiek voor de afdeling Bedrijfsvoering – een CLM-methodiek op maat ontwikkeld. Significant is daarmee geen onbekende voor HHSK. Toen HHSK in 2023 vervolgens behoefte had aan tijdelijke invulling van de rol van facilitair contractmanager hebben wij deze rol ingevuld. Daarmee hebben we de nieuwe CLM-methodiek in de praktijk gebracht en toegepast.
De inzet voor het CLM was met name gericht op de soft services-portefeuille. Voor elke facilitair professional geen onbekend terrein; van schoonmaak en koffievoorziening tot aan de buitenbeplanting. En dat niet alleen voor het hoofdkantoor, dat overigens een mooie plek heeft aan de Maasboulevard in Rotterdam, maar ook op de buitenlocaties, zoals de waterzuiveringslocaties en de gemalen.
Het doel van de CLM -methodiek is primair het vergroten van de “compliance zone”; het optimaal benutten van gemaakte afspraken. Uiteindelijk betekent dit dat het CLM niet alleen te zien is als een op zichzelf staande activiteit, maar als integraal onderdeel van het bredere facilitaire beleid en strategie. Daarmee draagt CLM bij aan het efficiënt beheren en optimaliseren van facilitaire diensten en middelen. Daar is dan wel een duidelijk toekomstbestendig facilitair beleid voor nodig. Maar hoe kom je allereerst tot een dergelijk facilitair beleid? Hier is een holistische benadering voor nodig, waar een facilitaire quickscan een mooie eerst stap voor is.
De aanpak van deze quickscan is een vertaling van de richtlijnen uit de NEN-EN-ISO 41000 en is gericht zich op verschillende onderdelen en invalshoeken, zoals de vraagzijde (interne klanten), aanbodzijde (leveranciers) en de facilitaire organisatie zelf. Met behulp van de facilitaire quickscan wordt een nulmeting gemaakt en brengen we potentiële verbeterpunten, kansen, kwaliteitsborging, risicobeheer en efficiëntieslagen binnen de facilitaire dienstverlening in beeld.
Het resultaat? Een gedetailleerde analyse van de facilitaire organisatie met concrete handvatten om deze verder te ontwikkelen. Door middel van deze quickscan identificeren we precies waar de aandacht op gericht moet worden om facilitair in lijn te brengen met zowel de overkoepelende organisatiedoelstellingen alsook de specifieke ambitie van de facilitaire organisatie zelf.
Dit gebeurt onder andere aan de hand van ons facilitaire volwassenheidsmodel, zie onderstaande:
Het facilitaire volwassenheidsmodel helpt organisaties te bepalen op welk niveau hun facilitaire afdeling zich bevinden en wat er nodig is om deze naar een hoger niveau te tillen. Uiteindelijk is hiermee niet alleen de huidige situatie in kaart gebracht, maar maken we ook de potentie van de afdeling concreet zichtbaar.
De uitkomst van de facilitaire quick scan heeft HHSK inzicht gegeven op hoe en op welk niveau de facilitaire onderwerpen zijn georganiseerd, en welke (relatief) kleine verbeterpunten zij kunnen doorvoeren die direct een positieve impact hebben op de services voor de eindgebruikers.